MENGISI NILAI RAPOR SISWA OTOMATIS MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

Contoh yang saya buat dengan Microsoft Excel, manual input nilai satu persatu.




Note: saya akan buat yang lebih sederhana dari contoh di atas

iapkan Data Nilai

Langkah pertama siapkan terlebih dahulu data nilai yang akan dimasukkan ke buku rapor. Kali ini saya akan memakai nilai siswa milik isteri saya. Anda bisa download filenya di Rumus Microsoft Excel yang Wajib Dikuasai oleh Seorang Guru. Atau ikuti stepnya berikut.

Buatlah file baru Microsoft Excel dan simpan dengan contoh nama file Data Nilai.xlsx di bawah ini.

Buatlah beberapa kolom baru seperti Nomor, Nama Siswa, Mata Pelajaran, Jumlah Nilai, Rata-Rata Nilai, Nilai Tertinggi, dan kolom Nilai Terrendah.

Keterangan:

Nama Pelajaran 1             : Saya anggap Sebagai RATA-RATA KELAS pelajaran tersebut

Nama Pelajaran 2             : Saya anggap Sebagai NILAI TERTINGGI pelajaran tersebut

Nama Pelajaran 3             : Saya anggap Sebagai NILAI TERRENDAH pelajaran tersebut

Untuk pengisian jumlah, rata-rata, tertinggi dan terrendah silakan baca di artikel sebelumnya. Setelah selesai simpan data kerja Microsoft Excel anda.

Membuat Template buku RAPOR di Microsoft Word

Langkah kedua adalah membuat template buku rapor, tidak di Microsoft Excel seperti saya sebelumnya, tapi di Microsoft Word tapi akan saya buat semirip mungkin. Buatlah seperti di bawah ini:

Atau download filenya di sini.

Memanfaatkan Mail Merge Untuk Pengisian Nilai Rapor

Setelah data nilai kita buat dan simpan begitu juga dengan template buku RAPOR di atas, saat menggunakan fitur Microsoft Word yang jarang digunakan, yaitu Mail Merge. Pilih menu tab Mailing klik Start Mail Merge lalu pilih Directory.

Masih di menu tab Mailings pilih Select Receipients dan pilih Use Existing List.

Akan muncul data source yang akan kita ambil. Ingat yang kita ambil adalah Data Nilai yang telah dibuat sebelumnya.

Pilih di sheet Microsoft Excel mana data tersebut dibuat, pilih saja sheet2$ yang muncul.

Memasukkan Data Excel Ke Microsoft Word

Simpan kursor di sebelah Nama kemudian masuk kembali ke menu Mailing  cari Insert Merge Field lalu klik. Pilih “NAMA” dan akan muncul seperti ini:

Tekan Highlight Merge Field agar kita bisa melihat jelas field yang diinput. Lakukan hal yang sama dengan menyimpan kursor di kolom nilai pelajaran klik Insert Merge Field dan pilih kategori yang sudah disesuaikan.

Untuk melihatnya berhasil atau tidak cari Preview Result kemudian klik dan bandingkan dengan data di Microsoft Excel sebelumnya.

Anda cukup melakukan ini satu kali untuk puluhan siswa !

Penasaran dengan siswa lain? Cek satu-satu dengan menu ini:

Klik saja tanda panah atau langsung input nomor urut siswa di Microsoft Excelnya.

Mencetak buku RAPOR

Langkah pamungkas yaitu mencetak hasil penginputan nilai ke buku RAPOR melalui Mail Merge. Jika Anda tersambung dengan perangkat cetak atau printer, maka Anda langsung bisa mencetaknya sekaligus atau melakukan pilihan.

Masih di menu Mailings pilih Finish & Merge kemudian jika akan cetak pilih Print Documents.

Selamat mencoba, dan bagikan !